Non importa cosa studi o che lavoro fai. Avrai sempre a che fare con un’infinità di file nel tuo computer, nei tuoi device o su servizi di archiviazione cloud, come Drive e Dropbox.

Converrai con me che sia fondamentale organizzare nel migliore dei modi questa enorme quantità di dati per poterli reperire all’occorrenza con facilità e rapidità.

In queste righe ti suggerirò un ottimo metodo per organizzare e archiviare i tuoi file in cartelle nel modo più efficace.

Pianifica

Fermo! Prima di iniziare a stipare i tuoi file iniziare questa e quella cartella, è bene avere chiara una visione di insieme.

Siediti alla scrivania e, con calma, analizza che tipologie di documenti che possiedi o con cui probabilmente entrerai in contatto di lì a breve. Ragiona su come ti sarebbe comodo raggrupparli.

Per far ciò può essere di grande aiuto l’ausilio di una mappa mentale. Crea la tua inserendo nei rami i nomi delle cartelle e delle sottocartelle. Prendi tutto il tempo di cui necessiti per ideare come organizzare i file.

Le cartelle vengono create con l’obbiettivo di contenere file o eventuali ulteriori sottocartelle secondo aree tematiche o per associazione di idee. Per esempio, le mie cartelle sono:

  • Blogging
  • Formazione
  • Lavoro
  • Personali
  • Varie

Non accontentarti. Se la prima mappa non ti soddisfa, fanne un’altra e un’alta ancora. Fermati solo quando sei davvero soddisfatto.

Sintesi e soggettività della categorizzazione

Se giungi ad avere tante cartelle quasi quanti sono i documenti tanto vale non creare affatto le cartelle. Giusto?

Sopratutto per quanto riguarda le cartelle principali ti suggerisco di creare poche cartelle principali, non più di una decina. Il criterio di categorizzazione dei file che ho di gran lunga trovato più efficace e funzionale è per aree tematiche.

Una volta individuare poche macrocategorie, queste coincidono con i nomi delle cartelle principali — o con i rami principali della tua mappa mentale.

Per esempio, i file dell’università così come quelli del liceo, nel mio caso sono contenuti in una cartella che si chiama Formazione. In Formazione risiedono anche i documenti dei vari corsi che feci, come il corso per acquisire il brevetto di bagnino, corsi di preparazione all’ammissione all’università et cetera.

Tutto ciò sta là perché io lo considero formativo. Ma ciò che è formativo per me potrebbe non esserlo per te.

Potresti considerare il corso per ottenere il brevetto di bagnino come sport, percependo preponderante l’aspetto sportivo rispetto all’aspetto culturale. Allora non lo dovresti porre nella cartella Formazione ma nella cartella Sport.

L’organizzazione dei file, se desideri che sia efficace, non può essere una scienza esatta.

Insomma, ciò che voglio dire è che le categorie che individui sono strettamente soggettive: quel che conta è che funzionino secondo la tua forma mentis.

Segui il tuo istinto, non essere troppo razionale

A proposito della soggettività delle categorie, nell’individuare come categorizzare un file, sii razionale, ma non esagerare. Insomma, ragiona, ma segui il tuo istinto. Di norma andrà molto meglio facendo così che cercando di essere toppo pignolo.

«Come si può essere razionali e istintivi allo stesso tempo?», immagino tu stia pensando. Come darti torto? Hai ragione.

So che quanto abbia appena detto possa suonarti paradossale. È il il caso di approfondire un po’ di più ciò che vorrei comunicarti ma che non riesco a esprimere efficacemente in modo sintetico.

Se la prima cosa che ti viene in mente pensando al corso di bagnino è sport, mettilo in Sport. Se è lavoro, mettilo in Lavoro. Se è Formazione, metti i files del corso in Formazione.

Così facendo eviterai enormi perdite di tempo, specie se sei un tipo o una tipa particolarmente razionale come me. Ti lascio immaginare quanto mi sia scervellato per cercare di trovare un metodo di archiviare documenti che fosse al tempo stesso oggettivo e funzionale. L’unica cosa che ho rimediato sono stati parecchi mal di testa e tanta frustrazione. Mi farebbe molto piacere se te li risparmiassi.

All’interno delle cartelle e delle sottocartelle sono presenti tutti i file che concernono l’area tematica individuata dalla cartella che li contiene. Pertanto, la cartella Biotecnologie contiene non solo le slide e gli appunti delle lezioni che ho seguito, ma anche le ricevute delle tasse universitarie versate, una copia del regolamento del mio corso et cetera.

Stanno là perché se penso a, putacaso, le tasse universitarie, il primo posto in cui mi è venuto in mente di metterle è stato la cartella Biotecnologie e, molto probabilmente, sarà lo stesso che mi verrà in mente quando dovrò cercarle. Ha senso, no?

Questo è il metodo che preferisco nonché quello che personalmente utilizzo per organizzare i miei documenti in cartelle.

Revisiona periodicamente

In linea generale, meglio tenere tutti i file all’interno di cartelle, affinché siano ben categorizzati e, dunque, facilmente reperibili all’occorrenza. Dunque non lasciare che si crei troppo disordine.

Periodicamente revisiona le tue cartelle e i tuoi file e valuta se modificarne la disposizione. La frequenza con cui effettuare il controllo dipende da quanto e come accumuli file e da quanto riesci a essere ordinato sul lungo termine — banalità.

Nel mio caso, mi trovo bene controllando tutto una volta al mese, ma nel tuo caso potrebbe essere necessario controllare con maggiore o minore frequenza.

Di tanto in tanto dovrai tagliare i rami secchi per lasciare spazio ai nuovi: elimina i documenti che non ti occorrono più. Genera copie di backup dei file particolarmente importanti, meglio se sul cloud.

Quando si verificano dei cambiamenti di rilievo nella tua vita, potrebbe essere utile ripensare da zero il tuo sistema di archiviazione. È un qualcosa che, per esempio, ho fatto tra il termine del liceo e l’inizio dell’università e che, molto probabilmente, rifarò tante altre volte in futuro.

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