Studiare per l’esame. Consegnare la relazione. Ricordarsi di pagare l’abbonamento della palestra. Restituire i libri alla biblioteca. Prenotare il parrucchiere. Iscriversi alla sessione d’esame. Pagare le tasse universitarie.

Ci sono volte che vorresti avere giornate di 48 ore. Capita anche a me.

Per uno studente, riuscire a districarsi tra l’enorme mole di impegni universitari e extra-universitari può essere una missione complessa.

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota.

Michael Altshuler

Negli anni, spinto dalla necessità, ho elaborato qualche strategia che mi ha permesso di spendere più produttivamente il mio tempo. Oggi le condividerò con te.

La speranza è che siano utili a te almeno un pelo di quanto lo siano a me.

1. Usa il calendario, le note e i promemoria

Se già non utilizzi il calendario, le note e i promemoria, è il momento di iniziare.

Che applicazioni uso?

Qualcuno potrebbe consigliarti di avvalerti di un’agenda cartacea, un taccuino e dei Postit®. Non sarò io, tecnofilo di prim’ordine, a farlo.

Puoi sfruttare le app preinstallate sul tuo smartphone, oppure installarne di nuove.

Avendo device parte dell’ecosistema Apple, mi trovo molto bene con le app preinstallate, ossia Calendario, Note e Promemoria. Tutto è sincronizzato automaticamente tra i miei dispositivi e comodo da consultare.

Posso scrivere una nota sul MacBook e un istante dopo la ritrovo sul mio iPhone. È fantastico.

Qualora non ti soddisfino le suddette applicazioni o abbia un Android, ti consiglio di provare Google Calendar per gli eventi, Google Keep per le note e Google Task per i promemoria. Sono tutte ottime applicazioni che offrono un’esperienza utente molto simile rispetto alle native della Mela.

Cosa scrivo? Come?

Annota nel calendario tutti i tuoi impegni. Fai sì che diventi un’abitudine. Per esempio, annota gli orari di:

  • lezioni;
  • allenamenti di nuoto, pallavolo, calcio, basket o qualsiasi sport tu pratichi;
  • uscite con gli amici;
  • appuntamenti medici;
  • feste;
  • tirocinii;
  • lavoro.

Crea promemoria per ogni cosa che dovresti tenere a mente. Avrai più energie da dedicare a ciò che è davvero importante per te hic et nunc – qui ed ora. Sarai in grado di mantenere più a lungo il focus su ciò che ti interessa.

Puoi iniziare subito creando reminders di eventi ricorrenti come:

  • termine di pagamento delle tasse universitarie;
  • appuntamenti medici ricorrenti;
  • rinnovo dell’abbonamento della palestra;
  • fatturazione di servizi come Netflix, Apple Music, Spotify o Amazon Prime;
  • backup del computer;
  • scadenze dei documenti di identità e delle carte di credito;
  • raccolta dei rifiuti.

Sia per quanto riguarda il calendario che per quanto concerne i promemoria, ti suggerisco di creare delle categorie, come Università, Lavoro, Casa, Tempo libero. Ti sarà utile per avere un quadro generale più chiaro circa i tuoi impegni.

A tal proposito, nell’ultimo periodo ho aggiunto una nuova categoria per classificare i miei promemoria, che ho chiamato Tempi morti. Ci annoto compiti che possono essere portati a termine in non più di una decina di minuti. Ottimizzo i momenti liberi tra un’attività e l’altra.

Tempi morti trovo sia perfetta da sfruttare in accoppiata con la pomodoro technique: durante le pause che intercorrono tra un pomodoro e l’altro, sfoglio i task che ho segnato e cerco di liberarmene. Se anche tu vuoi provare, sappi che l’ideale è svolgere compiti che richiedano sola fatica fisica, come riordinare la camera, fare un piccolo allenamento o, nella pausa più lunga, quella che fai ogni quattro pomodori, portare il cane a passeggio. Fai in modo che le incombenze che vai a completare non richiedano troppa fatica mentale, altrimenti mandi all’aria tutti i benefici correlati alla tecnica del pomodoro.

Le note sono un prezioso strumento per riorganizzare le proprie idee e se le si utilizza a dovere non si torna più indietro. Come le utilizzo?

Creo delle check-list, sfrutto le note per programmare la ripartizione del carico di studio quando devo preparare un esame, annoto le idee non appena mi vengono, per non farmele sfuggire più.

Anche questo significa avere una buona gestione del proprio tempo.

2. Scegli un buon client mail, ma non usarlo troppo spesso

Ti ho già suggerito di provare Google CalendarGoogle Keep e Google Task.

In aggiunta a queste apps, ti consiglierei di provare anche Inbox. È un’applicazione ideata da Google per migliorare la produttività e facilitare la gestione di mail e tasks che si integra perfettamente con le altre apps.

Le mail ricevute vengono scansionate e catalogate secondo macroargomenti, come Promozioni, Aggiornamenti, Social e altri.

Con uno swipe a destra sulla mail, questa viene posticipata, e ti verrà mostrata nuovamente più tardi, mentre con uno swipe a sinistra viene archiviata. Tali impostazioni di default possono essere cambiate a piacimento dell’utente.

Al momento sto testando Spark, un client mail molto simile a Inbox, disponibile solo per sistemi operativi iOS e MacOS. È da qualche mese che lo uso e mi sto trovando molto bene.

Rispetto al client mail di Google, oltre ad annoverare le medesime funzionalità, ne ha alcune in più come invia in seguito, con cui puoi scrivere una mail e programmarne data e ora di invio a tuo piacimento, o ricordami in seguito, con cui puoi lasciare che sia Spark a ricordarti se la tua mail non abbia ricevuto risposta entro un certo lasso temporale da te impostato.

Scegliere il giusto client mail può esserti di grande aiuto per investire più proficuamente il tuo tempo, ma puoi anche avere il miglior client mail presente sul globo terraqueo che sarà tutto vano se accederai in modo compulsivo alla tua casella mail.

Controllare con eccessiva frequenza la tua casella di posta elettronica o rispondere immediatamente ad una mail appena arrivata, distoglie la tua attenzione da ciò che stai facendo e ti fa sprecare tempo.

Cerca di non accedere la casella delle mail più di due o tre volte al giorno. Io le dedico qualche minuto alla sera, rispondendo in una sola tranche a tutta la posta elettronica della giornata.

Se attendo delle mail urgenti, imposto la notifica sul mio iPhone solo per quel certo mittente.

3. Smettila di compilare manualmente password e moduli di iscrizione

Una cosa che non sopporto è ricordare a memoria tutte le mie password. Fossero poche potrei anche provarci, ma sono una valanga. In un mondo sempre più virtualizzato, dubito che la tua situazione sia differente dalla mia.

Le soluzioni a questo problema sono tre:

  • inserire la stessa password per tutti i servizi, ma, te lo dico con un eufemismo: non è una gran mossa: è un po’ come fare copie, copie e copie delle copie delle chiavi di casa tua, nasconderle qua e là e augurarsi che nessuno ne trovi una;
  • scrivere su carta le tua password è un’idea più saggia della prima, ma non perfetta: dovresti portare sempre con te il quadernetto dove hai annotato i tuoi dati personali, rischiando di perderlo e regalare le tue preziose credenziali a chissà chi e avendo sempre con te un ingombro non necessario;
  • lasciare che a occuparsi di ricordarsi delle tue password sia un servizio sicuro ed affidabile come Dashlane, un password manager gratuito, che conserva e compila automaticamente dati personali e password: questa è indubbiamente la scelta più saggia: nessuno può accedere ai tuoi dati sensibili senza il tuo permesso.

Perché ti suggerisco proprio Dashlane? Semplicemente perché lo uso da anni ed ha rivoluzionato la mia produttività.

È gratis. È sicuro, i tuoi dati vengono protetti dal migliore sistema di crittografia disponibile, AES 256. A detta di Wikipedia, si tratta di un algoritmo di cifratura a blocchi utilizzato come standard dal governo degli Stati Uniti d’America.

Su Dashlane puoi:

  • salvare tutte le tue password;
  • generare nuove password;
  • annotare i tuoi dati personali, come il tuo codice fiscale, i dati della carta d’identità o del passaporto, scrivere note criptate;
  • creare note criptate.

Io ne utilizzo il piano gratuito, tuttavia ne esiste anche una versione premium:

  • col piano gratuito, Dashlane gestisce per te fino a 50 password e compila automaticamente tutti i dati personali sul tuo dispositivo preferito, gratis, per sempre;
  • col piano premium, Dashlane gestisce un numero illimitato di password e di dispositivi e ti permette di usufruire di funzioni come il monitoraggio per il dark web e di una VPN sicura.

Se sei curioso di provarlo, registrandoti tramite il mio link di invito otterrai sei mesi di premium, gratis, dopodiché potrai scegliere se proseguire, pagando, o se passare al piano gratuito.

Non sono un esperto di informatica, ma da utente comune, grande appassionato di tecnologia, credo che Dashlane sia fantastico.

4. Crea rubrica degna di questo nome

I nomi di fantasia vanno benissimo per una favola, non per la tua rubrica. Per nominare i tuoi contatti, non usare soprannomi, non usare emoji.

La tua rubrica sembrerà molto meno divertente, ma non immagini quanto possa beneficiarne la tua produttività.

Ti chiederai il perché, suppongo. Dopo aver letto il prossimo e ultimo paragrafo ti sarà decisamente più chiaro.

Quando salvi un nuovo contatto completa quanti più campi possibile. Fallo anche con quelli già salvati. Più informazioni hai su una certa persona, meglio è. Scrivi il nome del contatto nel campo del nome, il cognome nel campo del cognome e così via discorrendo.

Se proprio ci tieni a chiamare col soprannome qualcuno, sfrutta il campo apposito. Esiste anche questo.

Io credo di aver un po’ esagerato. Tutti i miei contatti, nessuno escluso, sono salvati rigorosamente con nome e cognome associato. Questo modus operandi in passato mi ha provocato qualche discussione con diverse mie ex che desideravano un nomignolo più romantico del loro nudo e crudo nome e cognome.

Potrebbe succedere anche a te con la tua ragazza o col tuo ragazzo. Ti invito a inviale – o inviagli – il link di questo articolo e suggerirle – o suggerirgli – di dagli una lettura. Se ti lascerà, avrò pur sempre guadagnato un nuovo lettore del mio blog.

5. Chiacchiera col tuo assistente vocale

Ora, come promesso, troverai risposte ai tuoi leciti dubbi scaturiti durante la lettura del paragrafo precedente.

Perché scervellarti fino a questo punto per salvare i tuoi contatti telefonici? Perché rischiare di farti lasciare dal tuo immenso amore – che non hai salvato nella tua rubrica come tale, ma come salvi tutti: nome e cognome?

Per poter dire “Ehi Siri, chiama Tizio Caio” avendo la certezza che Siri chiamerà per te proprio Tizio Caio, e non uno dei trenta contatti che avevi salvato distrattamente come Tizio. Hai idea di quanto tempo risparmierai?

Non mi sono ammattito. So che può venire difficile prendermi sul serio dopo aver letto le ultime righe, tuttavia ti invito a riflettere seriamente sui benefici che potrebbe portarti avere una rubrica ben ordinata, specie se sfruttata in unione col tuo assistente vocale preferito.

C’è un trend in forte crescita negli ultimi anni: le interazioni vocali di umani coi propri device. Stando ai dati rilasciati da Google, l’8% del totale delle ricerche è eseguito in forma vocale, percentuale che sale al 35% se si considerano soli i dispositivi mobili.

Tale percentuale è destinata a crescere fortemente nei prossimi anni, complice la diffusione degli assistenti vocali.

Immagino conosca Siri, Google Assistant, Cortana o Alexa. Ti permettono di risparmiare un sacco di tempo.

Con la sola voce, puoi indicare al tuo smartphone di salvare per te un promemoria, puoi chiedergli di ricordarti che impegni hai nel calendario domani o di inviare un SMS al tuo amico – anche usando il soprannome, se glielo hai assegnato. E puoi farlo mentre guidi, mentre sei in doccia, mentre studi, mentre ti alleni, mentre cucini.

Non sarà necessario toccare il tuo iPhone e non rischierai di lasciar cadere il tuo sguardo sull’ultima notifica del tuo Instagram, entrare su Instagram col proposito di vedere saperne di più sulla notifica e finirla ad alzare gli occhi dal display una mezz’ora dopo. Se sei un accanito lettore del mio blog sai bene perché tutto questo succeda, perché siamo tanto dipendenti dai nostri smartphone e quali contromisure adottare. Tuttavia prevenire è meglio che curare, quindi inizia ad usare quanto più possibile il tuo assistente vocale.

Da domani mi piacerebbe sentire più “Okay Google!” ed “Ehi Siri!” per la strada. Ad alcuni la cosa potrebbe anche far ridere, potrebbe parere un desiderio frivolo. A questi dico che quando il dito indica la luna lo stolto guarda il dito.

La mia mira va al di là di sentire più persone vociare coi propri smartphone, non è questo il punto: è una brama di evoluzione.

In troppi si vergognano di interagire pubblicamente col proprio assistente vocale e ciò va a discapito della loro produttività e della diffusione e fruizione del progresso, ergo, indirettamente, nuoce anche alla produttività di altri timidi.

Ci si può sentire stupidi a parlare con un agglomerato di circuiti, ancora di più se lo si fa in bella vista, special modo se si viene presi per pazzi dai membri di una società la cui evoluzione tecnologica lascia particolarmente a desiderare.

Fino a pochi anni fa si veniva considerati con qualche rotella fuori posto se visti chiacchierare tra sé e sé, con le cuffiette nelle orecchie. Magari si stava avendo una conversazione telefonica, ma sarebbe stata ardua riuscire a spiegarlo a chi non fosse avvezzo alla tecnologia.

Oggi avere una conversazione telefonica con le cuffiette alle orecchie è la normalità, alla portata anche di coloro che più facilmente provano soggezione di fronte agli altri. Per arrivare a questo punto, ci sono voluti anni e tanti coraggiosi disposti anche a essere considerati strani, pur di non arrestare il progresso.

Si diffonderanno gli assistenti vocali? Li userai anche tu, se già non lo fai?

Lascia che te lo dica, non è questione di se, è questione di quando. Sta a noi scegliere se debbano essere di uso comune prima o poi: possiamo essere coraggiosi, e sarà prima, o timidi, e sarà poi, ma succederà.

Gli assistenti vocali sono il futuro per tanti. Per me e te, possono essere il presente.

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